De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor de woordvoering richting de pers. Zij delegeert de coördinatie en inhoudelijke verantwoordelijkheid hiervan aan de persvoorlichter, die functioneert onder verantwoordelijkheid van het hoofd Communicatie. De persvoorlichter bepaalt in samenspraak met de voorzitter van de Raad van Bestuur dan wel betrokken regiomanager wie gezien het onderwerp het meeste in aanmerking komt om de pers te woord te staan en informeert beiden over het verloop van het perscontact. Bij afwezigheid wordt de persvoorlichter in die taak vervangen door het hoofd Communicatie.
Journalisten zoeken contact
- Journalisten van landelijk opererende media worden te woord gestaan door de persvoorlichter. Dat geldt ook voor journalisten van regionale en plaatselijke media met vragen over gevoelige onderwerpen met groot afbreukrisico.
- Bij vragen over gevoelige kwesties zoekt de persvoorlichter afstemming met de voorzitter van de Raad van Bestuur.
- Journalisten van regionale of lokale media die contact zoeken worden te woord gestaan door de communicatieadviseur die voor de manager van de betreffende regio werkt.
- Vragen van zeer algemene aard beantwoordt de persvoorlichter zelf, indien nodig na ruggespraak met de meest nauw betrokkenen. Hij houdt daarover contact met de voorzitter van de Raad van Bestuur.
- Voor de beantwoording van vakinhoudelijke vragen zoekt de persvoorlichter contact met inhoudelijk deskundigen of degene die bij die kwestie nauw betrokken is.
- De persvoorlichter kan hen indien gewenst ondersteunen voor, tijdens en/of na het contact met journalisten. De persvoorlichter stelt de voorzitter van de Raad van Bestuur en de regiomanager daar altijd van op de hoogte. Beiden ontvangen ook altijd een kopie van de perspublicatie.
Er staat onaangekondigd een radio- of tv-journalist op de stoep
- Het gaat in deze gevallen om landelijk werkende mediavertegenwoordigers die nog geen relatie met ’s Heeren Loo hebben en zich van overvaljournalistiek bedienen. Deze journalisten worden intern altijd doorverwezen naar het secretariaat van de betreffende regiomanager, ook wanneer de journalist vraagt naar iemand anders. Op het secretariaat krijgt de journalist koffie of thee en wordt begeleid naar een wachtruimte. De secretaresse gaat niet in op vragen van de journalist. Zij waarschuwt:
- de betrokken regiomanager;
- de persvoorlichter;
- de voorzitter van de Raad van Bestuur.
De persvoorlichter regelt het proces, de regiomanager is woordvoerder. Deze procedure is van belang, omdat journalisten vaak de werkelijkheid simplificeren. Feiten spelen dan voor ’s Heeren Loo een cruciale rol en veel medewerkers kennen doorgaans niet alle feiten. Bovendien bevinden journalisten zich in onze gebouwen op particulier terrein en dienen wij de privacy van cliënten te beschermen.